2 نمونه نامه اداری پیرو یا عطف و آموزش اصول نگارش آن - مجله پیکورو

نامه پیرو اداری چیست و چه زمانی کاربرد دارد؟

گاهی اوقات در اتوماسیون اداری نامه ای که از سازمان صادر می گردد ممکن است که در سازمان گیرنده سابقه داشته باشد یا در پاسخ نامه طرف مکاتبه فرستاده گردد. در این صورت ازنظر امکان کنترل گردش نامه و به دست آوردن سوابق آن ضرورت دارد به شماره های مکاتبات و نامه های طرف گیرنده اشاره گردد در این صورت:

اگر نامه در پاسخ نامه طرف مکاتبه صادر گردد بعد از ذکر عنوان شماره و تاریخ نامه گیرنده به این توضیح قید می گردد:

• در پاسخ نامه شماره … مورخ …
• عطف به نامه شماره … مورخ …

هرگاه نامه در دنباله مکاتبات گذشته فرستنده نامه باشد و بعد از آخرین مکاتبه نامه ای از گیرنده دریافت نشده باشد بعد از عنوان به این توضیح انشاء می گردد:

• در تعقیب نامه شماره … مورخ…
• پیرو نامه شماره … مورخ …

ذکر شماره نامه به متصدیان کنترل گردش نامه و بایگانی ها این امکان را می دهد که به سرعت و به سهولت به پرونده و سوابق مربوطه دسترسی پیدا نمایند.

امیدواریم مفهوم عطف و پیرو برای شما مفید واقع شده باشد.

نکات تکمیلی درباره نگارش نامه های اداری

• در صورتی که به فردی با سمت سازمانی بالاتر نامه می نویسید، افعال خودتان را بصورت سوم شخص مفرد و افعال مربوط به مخاطب را سوم شخص جمع بنویسید. (خواهشمند است - به استحضار می رساند - استحضار دارید.)
• برای نوشتن نامه به افراد هم رده می توان از عبارت های: به اطلاع می رساند، همانطور که اطلاع دارید، خواهشمند است دستور فرمایید و …. استفاده کرد.
• برای نوشتن نامه به افراد پایین رده می توان از عبارت های : لازم به تذکر است- مقتضی است و …. استفاده کرد.

• برای نوشتن محتوای نامه می توان از سه بخش استفاده کرد. بخش اول نامه (یا پاراگراف اول) معرفی اجمالی، بخش دوم توضیحات و بخش سوم جمع بندی.

• در متن نامه حتما از نشانه ها مانند نقطه، ویرگول، علامت سوال و … در محل مناسب بهره ببرید.

• نامه ها حتماً بایستی دارای امضا باشند. حتما در کنار امضا نام فرد قید گردد.

• در صورتی که فرد اصلی برای امضا حضور ندارد و جانشین وی امضا می نماید باید عبارت از طرف در کنار امضا قید گردد.

• محل امضا دو خط زیر آخرین پاراگراف و در سمت چپ است.

• می توان در کنار امضا تاریخ را هم نوشت.

• در زیر نام می توان سمت فرد را نیز تایپ کرد (این موضوع اختیاری است، اما بهتر است باشد.)

• در بعضی نامه ها، ضروری است نامه به بخش دیگری هم ارسال گردد که به آن رونوشت می گویند، رونوشت در انتهای نامه می آید و در آن نام فرد یا سازمان گیرنده در دو خط ذکر می گردد.

• در صورتی که احتیاج باشد پیوستی با نامه ارسال گردد، باید به سمت راست نامه منگنه گردد.

نمونه نامه اداری پیرو

2 نمونه نامه اداری پیرو

جناب آقای……

رئیس/ مدیر محترم…..

موضوع: پیگیری اجرای طرح/ الزامات…..

با سلام و احترام؛

پیرو نامه شماره…….. مورخ…… در مورد موضوع فوق الاشاره خواهشمند است دستور فرمایید نتیجه اقدامات انجام شده را در قالب فرم/ فایل پیوست به این امور اعلام فرمایند. تسریع در پاسخ مزید امتنان می باشد.

با تشکر

آقای…..

رئیس/ مدیرعامل……

امضاء

✎✎✎✎✎✎✎

جناب آقای…….

رئیس/مدیر محترم……..

موضوع: درخواست جوابیه نامه شماره…… مورخ………

با سلام و صلوات بر محمد و آل محمد؛

احتراما به استحضار می رساند در راستای اجرای مفاد دستورالعمل/ صورتجلسه…… مورخ فلان تا به امروز در مورد موضوع…… اقدام موثری صورت نگرفته است. لذا با توجه به اهمیت موضوع و بعلاوه ضرورت اجرای……. خواهشمند است دستور فرمایید با قید فوریت نتیجه اقدامات انجام شده را به این امور اعلام فرمایند.

با تشکر

آقای…..

رئیس /مدیر ……

امضا

سخن آخر

امیدواریم این مطلب مورد استفاده شما قرار گرفته باشد. در صورت احتیاج شما می توانید 8 نمونه قرارداد شراکت کاری برای مشاغل مختلفرا نیز در خبرنگاران بخوانید.

نباید فراموش کنید که شما می توانید نظرات و تجربیات خود را در پایین همین صفحه با ما در میان بگذارید.